Politique de confidentialité

Politique de confidentialité

300 chemin de la Croix Verte Cs 80375 
13097 Aix en provence cedex 02

 

Politique de protection des données et information sur l’utilisation de vos données personnelles

Suite à l’entrée en vigueur de la législation européenne RGPD, notre association vous informe de manière transparente sur l’utilisation qui est faite de vos données personnelles.


1/ Candidature à un emploi
Votre CV, lettre de motivation éventuelle ainsi tous les autres documents ou données fournis pour votre dossier de candidature à un emploi sont collectés par ADAR PROVENCE (qui est le responsable de traitement) en vue d’évaluation de l’adéquation d’un profil professionnel par rapport à un poste à pourvoir. Seuls le service RH, la Direction et les responsables de secteur sont habilités à avoir accès aux données communiquées. La durée maximale de conservation des données est fixée à 2 ans à compter de la réception d’une candidature. La base juridique de l’utilisation et du traitement de vos données à caractère personnel est basée sur votre consentement ou votre intérêt légitime en tant que demandeur d’emploi ou notre intérêt légitime en tant que recruteur. Nous signalons que, dans de rare cas, nous transférons des CV à des partenaires institutionnels ou exerçant des activités similaires. Nous signalons que les CV et demandes de candidatures reçus sont susceptibles de transiter en dehors de l’union européenne via notre messagerie-cloud Microsoft agréé Privacy Shield (« HR-compliant ») qui garantit la protection des données personnelles.

2/ Dossiers-prospects des bénéficiaires potentiels pour l’aide à domicile
Des renseignements pour étudier la situation des clients potentiels sont enregistrées par l’association ADAR PROVENCE qui est le responsable du traitement. La finalité de cette collecte et stockage d’information personnelle (états civils, données de santé, situation sociale et familiale) est multiple :

Finalité / Documents

Destinataire habilité

Durée de conservation max.

Listing des prospects et des situations familiales et sociales, fiche de première demande

Responsable ou assistant(e) de secteur, Direction en cas de litige

3 ans après inactivité

Accord ou refus de prise en charge et évaluation des besoins

Responsable ou assistant(e) de secteur, Direction en cas de litige

3 ans après inactivité ou retrait du consentement ou clôture du dossier

Devis gratuit

Responsable ou assistant(e) de secteur, Direction en cas de litige, Service Facturation/Devis

3 ans après inactivité

Outil de reporting pour le suivi de la coordination

Responsable ou assistant(e) de secteur, Direction

3 ans

Nous vous informons que les données personnelles de nos bénéficiaires potentiels sont susceptibles d’être transférer à des tiers financeurs concernés et habilités. La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel par l’association ADAR PROVENCE peut reposer sur votre consentement ou votre intérêt légitime en tant que bénéficiaire potentiel d’une aide d’un tier financeur ou notre intérêt légitime en tant qu’association d’aide à domicile.


3/ Dossiers-clients des bénéficiaires de l’aide à domicile
Des dossiers-clients sont enregistrés par l’association ADAR PROVENCE qui est le responsable du traitement. La finalité de cette collecte et stockage d’information personnelle (états civils, données de santé, situation sociale et familiale) est multiple :

Finalités / Documents

Destinataire habilité

Durée de conservation max.

Listing des clients (voire des aidants) et des situations familiales et sociales

Responsable ou assistant(e) de secteur, Direction en cas de litige, Accueil, Service facturation bénéficiaire, Service Qualité

5 ans après inactivité

Accord de prise en charge et évaluation des besoins

Responsable ou assistant(e) de secteur, Direction, Accueil, Service facturation bénéficiaire, Service Qualité

5 ans après inactivité et 10 ans pour les pièces comptables

Devis gratuit

Responsable ou assistant(e) de secteur, Direction, Accueil, Service facturation bénéficiaire, Service Qualité

5 ans après inactivité

Outil de reporting pour le suivi de la coordination

Responsable ou assistant(e) de secteur, Direction

3 ans

Factures et données de facturation

Responsable ou assistant(e) de secteur, Direction, Service facturation bénéficiaire, Service Qualité, Comptable externalisé, Cabinet de recouvrement externalisé, Commissaire aux comptes externalisé

10 ans après émission

Facturation pour les tiers financeurs

Direction, Service facturation bénéficiaire, Comptable externalisé, Commissaire aux comptes externalisé

10 ans après émission

Contrat de prestation

Responsable ou assistant(e) de secteur, Direction, Service facturation bénéficiaire, Service Qualité

5 ans après inactivité

RIB et mandat SEPA

Direction, Service facturation bénéficiaire, Service Comptabilité

5 ans après inactivité ou retrait du consentement

Coupon signé de rétractation du contrat

Responsable ou assistant(e) de secteur, Direction, Service facturation bénéficiaire, Service Qualité

5 ans après inactivité

Consentement à la collecte et au traitement des données sensibles

Responsable ou assistant(e) de secteur, Direction

5 ans après inactivité

Codes d’accès des résidences

Personnel intervenant, Responsable ou assistant(e) de secteur

Durée du contrat ou retrait du consentement ou décès

Badgeuse téléphonique de traçabilité des interventions ou fiches de vacation (liées à paie et la facturation)

Responsable ou assistant(e) de secteur, Direction, conseil départemental, Service facturation, Service Paie

Se rapprocher du CD13 pour obtenir l’information du côté du conseil départemental, 5 ans du côté de ADAR PROVENCE.

Nous signalons aussi que les données personnelles de nos clients peuvent transiter en dehors de l’EU via l’outil téléphonique de pointage. La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel par l’association  ADAR PROVENCE peut reposer sur :
- votre consentement ;
- ou l’exécution du contrat de prestation ;
- ou l’exécution des contraintes imposées par les financeurs institutionnels ;
- ou l’exécution du contrat avec l’éditeur de la badgeuse téléphonique ;
- ou l’obligation légale liée à une des législations applicables pour la branche de l’aide à domicile ;
- ou notre intérêt légitime d’amélioration de la prestation et le contrôle de l’effectivité ;
- ou notre intérêt légitime en tant qu’association de service à domicile ;
- l’intérêt légitime ou vital de la personne concernée.

4/ Dossiers-prospects pour les patients du soin à domicile (SSIAD)
Des renseignements pour étudier la situation des clients potentiels sont enregistrées par l’association ADAR PROVENCE qui est le responsable du traitement. La finalité de cette collecte et stockage d’information personnelle (états civils, données de santé, situation sociale et familiale) est multiple :

Finalité / Documents

Destinataire habilité

Durée de conservation max.

Listing des appelants pour une demande de prise en charge et le listing des personnes concernées par la prise en charge potentielle

Assistant administratif, IDEC, Direction en cas de litige ou problème

3 ans après inactivité

Evaluation des besoins médicaux et de la faisabilité (liée à des contrôles institutionnels ARS)

Assistant administratif, IDEC, Direction en cas de litige ou problème

3 ans après inactivité

Nous vous informons que les données personnelles de nos patients potentiels sont susceptibles d’être transférer à des tiers financeurs, professionnels de santé et des structures médico-sociales concernés et habilités. La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel par l’association ADAR PROVENCE peut reposer sur le consentement de la personne concernée (voire de son représentant légal) ou l’intérêt légitime du patient potentiel ou notre intérêt légitime en tant que service de soins à domicile.

5/ Dossiers des patients du SSIAD
Des dossiers de soins sont enregistrés par l’association ADAR PROVENCE qui est le responsable du traitement. La finalité de cette collecte et stockage d’information personnelle (états civils, données de santé, situation sociale et familiale) est multiple :

Finalités / Documents

Destinataire habilité

Durée de conservation max.

Listing des appelants pour une demande de prise en charge et le listing des personnes concernées par la prise en charge potentielle

Assistant administratif, IDEC, équipe soignante, Direction en cas de litige ou de problème opérationnel

20 ans à compter de la date de la dernière intervention à domicile (ou 10 ans à compter de la date du décès)

Evaluation des besoins médicaux et de la faisabilité (liée à des contrôles institutionnels ARS)

Assistant administratif, IDEC, équipe soignante, Direction en cas de litige ou de problème opérationnel

20 ans à compter de la date de la dernière intervention à domicile (ou 10 ans à compter de la date du décès)

Dossier médical et de suivi du patient (diagramme, plan de soin, contrat de prise en charge individualisé…) 

Assistant administratif, IDEC, équipe soignante, Direction en cas de litige ou de problème opérationnel

20 ans à compter de la date de la dernière intervention à domicile (ou 10 ans à compter de la date du décès)

Consentement à la collecte et au traitement des données sensibles

Assistant administratif, IDEC, équipe soignante, Direction en cas de litige ou de problème opérationnel

20 ans à compter de la date de la dernière intervention à domicile (ou 10 ans à compter de la date du décès)

Codes d’accès des résidences

Personnel intervenant, Assistant administratif, IDEC

Durée du contrat ou retrait du consentement ou décès du patient

Données de traçabilité de la badgeuse téléphonique (liées aux contrôles du temps de travail et au dossier médical du patient)

Assistant administratif, IDEC, Direction en cas de litige ou de problème opérationnel, Direction en cas de litige ou de problème opérationnel

20 ans à compter de la date de la dernière intervention à domicile (ou 10 ans à compter de la date du décès)

La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel par l’association ADAR PROVENCE peut reposer sur :
- votre consentement ;
- ou l’exécution du contrat DIPC de service de soins à domicile ;
- ou l’exécution d’une mission de soin ou obligation légale liée à une des législations applicables dans la branche du service et soins à domicile ;
- ou notre intérêt légitime d’amélioration de la prestation et le contrôle de l’effectivité ;
- ou l’intérêt légitime ou vital de la personne concernée.

6/ Dossiers-prospects des particuliers-employeurs mandataires
Des renseignements pour étudier la demande d’un éventuel mandat de particulier-employeur sont enregistrées par l’association ADAR PROVENCE qui est le responsable du traitement. La finalité de cette collecte et stockage d’information personnelle (états civils, données de santé, situation sociale et familiale) est multiple :

Listing des prospects et des situations familiales et sociales, fiche de première demande

Responsable ou assistant(e) de secteur, Direction en cas de litige, Service Mandataire

3 ans après inactivité

Accord ou refus de prise en charge et évaluation des besoins

Responsable ou assistant(e) de secteur, Direction en cas de litige, Service Mandataire

3 ans après inactivité ou retrait du consentement ou clôture du dossier

Devis gratuit

Responsable ou assistant(e) de secteur, Direction en cas de litige, Service Facturation/Devis, Service Mandataire

3 ans après inactivité

Outil de reporting pour le suivi de la coordination

Responsable ou assistant(e) de secteur, Direction, Service Mandataire

3 ans

Nous vous informons que les données personnelles de nos bénéficiaires potentiels sont susceptibles d’être transférer à des tiers financeurs concernés et habilités. La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel par l’association ADAR PROVENCE peut reposer sur votre consentement ou votre intérêt légitime en tant que bénéficiaire potentiel d’une aide d’un tier financeur ou notre intérêt légitime en tant que structure mandataire.

7/ Données-clients des particuliers-employeurs mandataires
Des dossiers-clients de particulier-employeur sont enregistrés par l’association ADAR PROVENCE qui est le responsable du traitement. La finalité de cette collecte et stockage d’information personnelle (états civils, données de santé, situation sociale et familiale) est multiple :

Finalités / Documents

Destinataire habilité

Durée de conservation max.

Listing des particuliers-employeurs mandataires

Responsable ou assistant(e) de secteur, Direction en cas de litige, Service Mandataire, Service facturation, Service Qualité

5 ans après inactivité

Fiche d’évaluation des besoins et fiche de mission

Responsable ou assistant(e) de secteur, Direction en cas de litige, Service Mandataire, intervenant à domicile, Service Qualité

5 ans après inactivité

Notification de prise en charge

Responsable ou assistant(e) de secteur, Direction en cas de litige, Service Mandataire, Service Qualité

5 ans après inactivité

Devis gratuit

Responsable ou assistant(e) de secteur, Direction en cas de litige, Service Mandataire, Service Qualité

5 ans après inactivité

Factures et données de facturation

Direction en cas de litige, Service Mandataire, Service Qualité, Service facturation, Comptable externalisé, Cabinet de recouvrement externalisé, Commissaire aux comptes externalisé

10 ans après émission

Facturation pour les tiers financeurs

Direction en cas de litige, Service Mandataire, Service Qualité, Service facturation, Comptable externalisé, Cabinet de recouvrement externalisé, Commissaire aux comptes externalisé

10 ans après émission

RIB et mandat SEPA

Direction, Service facturation bénéficiaire, Service Comptabilité

5 ans après inactivité ou retrait du consentement

Consentement à la collecte et au traitement des données sensibles

Responsable ou assistant(e) de secteur, Direction en cas de litige, Service Mandataire

5 ans après inactivité

Coupon signé de rétractation du contrat

Responsable ou assistant(e) de secteur, Direction en cas de litige, Service Mandataire

5 ans après inactivité

Contrat de mandat

Responsable ou assistant(e) de secteur, Direction, Service facturation bénéficiaire, Service Qualité, Service Mandataire

5 ans après inactivité

Formulaire de désignation de la personne de confiance

Responsable ou assistant(e) de secteur, Direction, Service facturation bénéficiaire, Service Qualité, Service Mandataire

5 ans après inactivité

Formulaire de révocation de la personne de confiance

Responsable ou assistant(e) de secteur, Direction, Service facturation bénéficiaire, Service Qualité, Service Mandataire

5 ans après inactivité

Badgeuse téléphonique de traçabilité des interventions ou fiches de vacation (liées à paie et la facturation)

Responsable ou assistant(e) de secteur, Direction, conseil départemental, Service facturation, Service Paie

Se rapprocher du CD13 pour obtenir l’information du côté du conseil départemental, 5 ans du côté de ADAR PROVENCE.

Contrat du travail du salarié

Service RH, Direction en cas de litige, Service Mandataire, Responsable de secteur

5 ans après inactivité

Bulletins de salaire et document de gestion du personnel

Service RH, Direction en cas de litige, Service Mandataire

5 ans après inactivité

La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel par l’association  ADAR PROVENCE peut reposer sur :
- le consentement des personnes concernées ;
- ou l’exécution du contrat de mandat ;
- ou l’exécution du contrat de travail ;
- ou l’obligation légale liée à une des législations applicables ;  
- ou notre intérêt légitime en tant que mandataire ;
- ou l’exécution des contraintes imposées par les financeurs institutionnels ;
- ou l’exécution du contrat avec l’éditeur de la badgeuse téléphonique ;
- ou l’intérêt légitime du particulier-employeur.
 
8/ Données des administrateurs
Dans le cadre de la gestion de la vie de l’association, des documents qui contiennent des personnelles vous concernant sont conservés par ADAR PROVENCE qui est le responsable de traitement. Seuls la Direction et le personnel administratif habilité sont autorisés à avoir accès aux données communiquées. Ces pages web indiquent la majorité des délais de conservation de données que nous appliquons :

La base juridique du traitement de vos données personnelles est notre obligation légale de suivi et traçabilité liés aux différentes législations en vigueur dans le secteur d’activité de l’association.


9/ Données-fournisseurs et répertoire des contacts divers
Un système d’annuaire (partenaires, intervenants, fournisseurs…) a été mis en place par ADAR PROVENCE qui est le responsable de traitement. La finalité de cet enregistrement qui contient des données personnelles (nom, prénom, fonction, téléphone, email…) est la gestion de la relation-partenaire. Seul la Direction et le personnel concerné sont habilités à avoir accès aux données communiquées ou enregistrées. Nous informons nos partenaires que nous sommes susceptibles d’enrichir nos données avec des informations publiques. La durée de conservation des données personnelles est fixée à 5 ans après inactivité. La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel repose le consentement des interlocuteurs concernés ou notre intérêt légitime en tant qu’association d’aide et soins à domicile ou l’exécution d’un contrat d’achat ou de partenariat.


10/ Newsletter, données d’invitation et d’émargement à des événements
Un système de lettre d’information, d’invitation et d’émargement de présence à des événements peut être mis en place par ADAR PROVENCE qui est le responsable de traitement. La finalité de cet enregistrement qui contient des données personnelles (nom, prénom, fonction, téléphone, email…) est la gestion organisationnelle et promotionnelle des événements. Seul la Direction, le personnel concerné et les sociétés d’évènementiel externalisées et organisatrices sont habilités à avoir accès aux données communiquées ou enregistrées. La durée de conservation des données personnelles est fixée à 3 ans après inactivité. La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel repose le consentement des interlocuteurs concernés ou notre intérêt légitime en tant qu’association d’aide et soins à domicile.

10/ Traçabilité des appels et des messages sur le répondeur
Un système de traçabilité PABX des appels téléphoniques et des messages-répondeurs a été mis en place par ADAR PROVENCE qui est le responsable de traitement. La finalité de cet enregistrement qui contient des données personnelles (n° de tel, horaires, durée de l’appel, réponse et absence, message-répondeur…) est le suivi des appels entrants/sortants et le suivi des réclamations. Seuls la Direction et le service qualité sont habilités à avoir accès aux données communiquées ou enregistrées. La durée de conservation des données personnelles est fixée à 1 ans après l’appel. La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel repose notre intérêt légitime en tant qu’association d’aide et soins à domicile qui a besoin d’optimiser ses process ou d’améliorer la qualité de ses prestations ou de faciliter/accélérer les réponses téléphoniques.

11/ Vos droits
Nous signalons que nous sommes susceptibles d’envoyer nos lettres d’information (incluent des méthodes de désabonnement) par email ou courrier à nos clients, fournisseurs et partenaires B2B/B2A. Nous signalons aussi que notre messagerie électronique ou les applications Domiphone/Domatel sont susceptibles de faire transiter nos données informatiques en dehors de l’union européenne via des plateformes agréés Privacy Shield qui garantissent la protection des données personnelles. En application des lois européennes et de la loi du 6 janvier 1978 (relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés), vous disposez des droits d'accès, de rectification, de limitation, de portabilité et de suppression de vos données personnelles ainsi que du droit d'opposition à leur traitement pour des motifs légitimes. Vous pouvez exercer l’ensemble de ces droits par courrier postal avec AR adressé à 300 chemin de la croix verte, Service DPO, ADAR PROVENCE, 13090 Aix en Provence. Vous disposez par ailleurs des droits de retirer à tout moment vos consentements et d’introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL), notamment sur son site internet www.cnil.fr.




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